كيف يمكنكم استثمار وقتكم لأقصى درجة ممكنة

ميديا – الناس نيوز:

توصل باحثون من جامعة كاليفورنيا الأميركية إلى أن الموظف يتعرض للمقاطعة والتشتت بمعدل كل ثلاث دقائق وخمس ثوانٍ، مشيرين إلى أن الموظف حين يتعرض للتشتت فإنه يحتاج إلى نحو 23 دقيقة و15 ثانية، ليعود وينخرط مرة أخرى في المهمة التي كان يقوم بها قبل مقاطعته.

ووفقا لمجلة “Fast Company” الأميركية المتخصصة بالأعمال والإدارة فقد وجد الباحثون أن ذلك يتسبب في إهدار 28 مليار ساعة عمل سنوياً، مما يكبد الاقتصاد الأمريكي وحده خسارة تصل إلى تريليون دولار تقريباً.

ونظرًا لأن مقاطعة وتشتت الموظفين أمر يحدث في جميع أنحاء العالم، سواء كان الموظف يعمل في مقر الشركة، أو يعمل عن بعد من منزله، فقد أصبح لزاماً على الأشخاص أن يتعلموا كيفية تحسين مهارات إدارة الوقت، والتوقف عن الانتقال بين المهام للتركيز في مهمة واحدة.

ثلاث طرق لتحسين مهارات إدارة الوقت.

أولا: مراجعة جدول المواعيد
يشعر العديد من الأشخاص في كثير من الأحيان بأن وقتهم يمر بسرعة، دون أن يعلموا بالتحديد كيف يمر الوقت، لذلك من المهم في هذه الحالة أن يراجعوا جدول مواعيدهم، ليحددوا الأشياء التي يقضون فيها معظم وقتهم خلال اليوم.

إذا وجد الشخص أنه يستهلك وقتاً طويلاً في الاجتماعات، فمن المهم أن يبدأ في تقييم أهمية الاجتماعات، وما إذا كان من الممكن إلغاء بعضها، ويمثل ذلك أول خطوة في طريق تخصيص المزيد من الوقت لزيادة الإنتاجية.

ثانيا: التوقف عن التنقل بين المهام.

كلما ركّز الشخص على مهمة واحدة، زادت إنتاجيته، إلا أن ذلك يصعب تحقيقه في كثير من الأحيان؛ بسبب وجود الكثير من المشتتات بما في ذلك الإشعارات الخاصة بالرسائل والبريد الإلكتروني، والضوضاء المحيطة، ودرجة الحرارة التي قد تؤثر على الحالة المزاجية للأشخاص، سواء كان الجو بارداً أو حاراً جداً، فضلاً عن وجود مهام معقدة تتطلب تركيزاً شديداً لإنجازها، وقد لا تكون البيئة مناسبة لذلك، مما يشتت الشخص تماماً.

حتى يتجنب الشخص قدر الإمكان التشتت أثناء إنجاز مهمة ما، عليه أن يدون في قائمة المهام تفاصيل ما عليه إنجازه، فبدلاً من أن يكتب مثلاً أن عليه الاتصال بشخص ما، عليه أن يكتب سبب الاتصال، والأسئلة المحددة التي يريد إجابتها من هذا الشخص.

من المهم أيضاً أن يخصص الشخص وقتاً يتسم بالهدوء، لينجز العمل به، حتى يتجنب التعرض لأي مشتتات قد تعيق تدفق العمل.

ثالثا: المساءلة وتحمّل المسؤولية.

عندما يعمل الشخص في مكتب الشركة، ويكون في بيئة عمل طبيعية، حيث يحيط به زملاؤه، فإن هذه الأجواء في حد ذاتها تتيح مفهوم المساءلة، فإذا لم ينجز الشخص عمله سوف يلاحظ زملاؤه ذلك، بينما العمل من المنزل ليس كذلك.

رغم أن بيئة العمل المرنة يمكن أن تزيد إنتاجية بعض الأشخاص، إلا أنها من ناحية أخرى قد تتسبب في زيادة المشتتات، لذلك ينصح الخبراء الأشخاص العاملين من المنزل بالالتزام بجدول زمني واضح لإنجاز المهام، ويمكن أن يطلب الشخص ممن يعيشون معه في المنزل، أن ينبهوه إذا تراخى عن الالتزام بمواعيد العمل، وأصبح لا يوجد فرق أو فاصل بين وقت العمل ووقت الراحة لديه.

كلما كان الشخص أكثر تنظيماً، وخصص وقتاً محدداً للعمل، زادت إنتاجيته، وتوفر لديه وقت ليقضيه مع أسرته وأصدقائه، أو ليمارس أنشطة يحبها، الأمر الذي يؤثر إيجابياً على الصحة النفسية للأشخاص، ويزيد إنتاجيتهم.